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关于档案资料的征集、考订、利用问题

2016年03月10日     来源:广东党史网

档案资料对于编写史书的重要性,已为人们所共识。档案资料是编写省委部门专门史本子的基础,我们要写好省委部门专门史,就要重视以档案资料为主的各种有关资料的征集,并解决好档案资料的考订和利用问题。

一、档案资料及其重要价值

档案是历史的产物。它之所以有价值,主要是取决于它的真实性与可靠性。我们要重视档案的史料价值,充分利用好档案史料。

在一般情况之下,历史档案是历史事件发生时形成的最原始的文字资料,因而所记载的文字,准确、真实,可信程度高。它可称是第一手的资料,故具有极为重要的史料价值。所以,历史工作者一般都将档案资料作为写史的基础资料和主要依据,称之为“最珍贵、最权威”的历史资料。要写好部门史,首先就应该查找档案资料,特别是本部门在各个历史时期所形成的档案资料。离开历史档案资料是很难写好部门史的。只有广泛征集、认真考订、充分利用历史档案资料,才能写好符合本来历史面貌的可靠、可信、可读的部门史。

而口述资料、报刊资料都是后来才追忆整理出来或事后报道的文字资料。尽管当事人亲历、亲见、亲闻的口述资料也很重要,但因回忆者个人的局限,与档案资料相比,其真实性与可靠性还是存有明显不足。所以,档案资料一般都被认为是最珍贵、最权威的第一手资料,具有极为重要的史料价值。

有关部门之所以要将人们在其活动过程中形成的原始文字记录资料,分类整理,存档保管,主要原因是由于这些资料对日后工作有一定的参考价值,能够为日后的工作提供凭证。而且人们对于这些第一手资料进行分析,也能够澄清真伪,辨明是非,并总结出历史的经验和教训。还有这些集中的、科学的、系统的档案资料,也是开展科学研究、历史研究、编写史书的基础和必要条件。

二、档案资料的征集

1、要写好部门史必须全面占有史料

俗话说:巧妇难为无米之炊。没有资料,再高明的写手也难以写出好本子来。所以,在动笔撰写部门史之前,必须广泛收集资料,全面占有资料。我们说的全面地、充分地占有资料,也就是要“广征博集”。只有“博采”,尤其是第一手资料,写出的本子才使本子内容丰富、充实,也才能使所写出的本子不会出漏、不会出错,经得住历史的检验,成为信史、传世之作。如果没有全面的占有史料,所研究的论题或编写的史书,就会变成无源之水、无本之木。所以,搞历史研究、编写史书,收集的资料越多、越齐全越好。

我们是党委或政府的工作部门,这次编写的是“官方”的部门史本子,因此,我们一定要尽可能地利用“寻档”的有利条件,尽可能地挖掘有关的历史档案资料,尽可能地收集当事人的口述资料,尽可能地穷尽报刊资料等其它的有关资料,写出各自的可靠、可信、可读的部门史本子。

2、要以档案资料为重点,兼顾口述资料及其它有关资料

在资料征集的过程中,要以档案资料为重点,兼顾口述资料、报刊资料等其它有关资料进行征集。建国后省委各部门的档案资料比较丰富、齐全,可以先从档案资料入手,即先查阅省档案馆收藏的档案资料、统计部门公布的历史资料、本部门资料室自存的档案资料。在此基础上,再收集口述资料、报刊资料和其它有关资料。

在这里我们提出要从档案资料入手,以档案资料为重点,兼顾口述资料、报刊资料及其它资料,并不是说其它资料就不重要。历史当事人、见证人、知情人的三亲(亲历、亲见、亲闻)的口述资料也很重要,还有报刊上报导本部门的各方面的资料都很重要。这些资料可以“补档案之缺、辅史学之证、匡史书之误”,都是研究历史、编写史书的不可或缺的资料。

3、关于编写部门史资料征集的范围

关于编写部门史资料的征集范围,在部门史编纂工作指导组的“编纂规范”中已作了大致的规定。这里,我将其细化,供以参考。我个人认为,要撰写部门史,起码要收集如下几方面的有关资料:

(1)各个历史时期上级组织(中央、省委、省府)对本部门的有关指示、电报、信函,以及这些指示在本部门的贯彻执行情况;

(2)本部门在各个历史时期所形成的文件(包括工作日志、会议记录、工作报告、工作总结等文字资料)。这些资料有的已送省档案馆保存,有的在本部门的档案室保管。

(3)本部门自成立以来至党的十八大止这一时段的机构沿革和内部工作机构设置的变动情况,以及主要领导人的任职情况;

(4)本部门在各个时期开展工作的全部过程的资料,尤其是有关重要决策、工作部署、实施过程、成效影响、经验教训等资料;

(5)本部门在各个时期召开的重要会议、重大活动及其社会影响等有关资料;

(6)当事人(亲历者)的回忆资料(口述资料)。如历任部门的主要领导人的讲话、文章、回忆录、口述资料等。(因为他们是主要的当事人、见证人,他们亲历亲为的所见所闻有一定的权威性);

(7)本部门在各个历史时期出版的书籍、刊物、内部简报、工作动态,以及政府统计部门公布本系统的一些有关的报表数字资料;

(8)本部门发生的在全省、全国有影响的重大事件(包括重大发明、重要经验和成功范例等)的有关资料;

(9)本部门涌现出来的有影响的模范英雄人物的有关资料等;

(10)在撰写本部门史中所需要的其他有关资料。

总的要求,就是我们掌握的资料力求全面、完整,尽可能做到“纵不断线,横不缺面”(纵,指本部门机构沿革演变不断线;横,指本部门在每一个时期所发生的重大史事的资料都不能缺漏)。

4、征集(查阅)档案资料应注意的问题

一是在查阅档案资料时,要留意时间的“上伸”和“下延”。因为一个历史事件、一场政治运动,都有发生、高潮、消落的过程,酝酿往往在发生之前,有些影响也是在事件消落之后,才能清晰表现出来。所以,查档不能仅局限于事情发生时期的资料,还要留意“上伸”时间的背景资料和“下延”时间的影响(意义)内容。否则,就很难说清事情的根源,也讲不透其产生之影响,更无法对事件作出全面正确的结论。至于要追溯多少年,那要视具体内容而定。

二是要以正确的心态去看待档案资料的内容。在查阅档案资料时,不能带有偏见、带有情绪化,不能断章取义,为我所需,也不要受档案文字资料的口气和语调所左右。作为部门史的撰稿者,应以冷静沉稳的心态写每一个人、每一件事。尽管胸中充满了激情,但下笔要平稳,口气要和缓。如有与自己看法相左的问题,不要站在其对立面,以“辩论者”的姿态或口气来写稿,而应该站在第三者的角度,客观地、冷静地进行表述。

三是要善于在查档中发现新的其他线索。查阅档案资料,不要搞“单打一”,仅仅是为了某一个问题而查档,而是在围绕某一问题查阅档案资料的同时,也要善于发现其他相关问题的新线索,再从有关线索中扩大范围,挖掘出其他问题(事件)的新资料。

四是查阅档案资料时,对档案资料的摘录和收集,一定要注明出处。即要注明原件存放单位、地点、卷号、页码、收集人姓名、时间等;走访调查,也要注明被采访人的姓名、当时的职务、现任职务、采访时间与地点、采访记录人姓名等。要养成有这样的一种好习惯,这也是“做学问人”征集资料的基本功和基本方法。在摘录和收集的资料上注明出处,有以下的作用:(1)有出处的资料,引用起来放心;(2)说明这一资料来源的可靠性、权威性;(3)在编写部门史本子时引用上,可注明其出自何处,以备方便查考。如果当时摘录时不注明出处,到引用时就难以查找了。